Obowiązuje od: 19.10.2026
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest IPS Poland Sp. z o.o., ul. Michała Kleofasa Ogińskiego 11/9, 02-318 Warszawa, NIP 5243036644, KRS 0001166324.
W sprawach danych osobowych napisz na info@ips-poland.com lub zadzwoń: +48 22 290 91 99. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – przepisy tego od nas nie wymagają.
2. Cele, podstawy prawne i zakres danych
Przetwarzamy tylko dane, które sam nam podasz, oraz podstawowe dane techniczne potrzebne do działania strony. Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich zautomatyzowanych decyzji.
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| 2.1 Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty (formularz „Zapytanie o ofertę”) | imię i nazwisko, firma, e-mail, treść zapytania; opcjonalnie: telefon, stanowisko, NIP, adres, załączniki | działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| 2.2 Obsługa zgłoszenia serwisowego (formularz „Zgłoszenie serwisowe”) | imię i nazwisko, firma, telefon, maszyna, opis usterki; opcjonalnie: e-mail, lokalizacja, numer seryjny, zdjęcia lub film | wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| 2.3 Kontakt telefoniczny, mailowy i przez WhatsApp | dane, które podasz w rozmowie lub wiadomości | nasz prawnie uzasadniony interes: odpowiedź na Twoją wiadomość – art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| 2.4 Newsletter i informacje handlowe e-mailem | adres e-mail, opcjonalnie imię i firma | Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej (Prawo komunikacji elektronicznej) |
| 2.5 Zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia | dane kontaktowe i rozliczeniowe | umowa – art. 6 ust. 1 lit. b; obowiązki podatkowe i rachunkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| 2.6 Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane z korespondencji i umowy | nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| 2.7 Działanie i bezpieczeństwo strony | adres IP, typ przeglądarki, logi serwera, niezbędne pliki cookies | nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Podanie danych jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych gwiazdką nie odpowiemy na zapytanie ani nie obsłużymy zgłoszenia. Zgodę na newsletter możesz cofnąć w każdej chwili – linkiem w wiadomości lub mailem na info@ips-poland.com. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki.
Załączniki z formularzy trafiają do nas wyłącznie e-mailem i są usuwane z serwera strony zaraz po wysłaniu wiadomości.
3. Okresy przechowywania
Przechowujemy dane nie dłużej, niż to potrzebne do danego celu (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Po tym czasie je usuwamy.
| Dane | Jak długo |
|---|---|
| Zapytania i zgłoszenia, które nie zakończyły się umową | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane związane z umową i jej realizacją | przez czas umowy, a potem do przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, art. 118 Kodeksu cywilnego) |
| Faktury i dokumenty księgowe | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości) |
| Newsletter | do cofnięcia zgody; potwierdzenie udzielenia i cofnięcia zgody – do przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Korespondencja e-mail i WhatsApp niezwiązana z umową | 12 miesięcy od ostatniej wiadomości |
| Logi serwera | zgodnie z ustawieniami hostingu, zwykle do 30 dni |
| Pliki cookies | zgodnie z listą w punkcie 6 |
4. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom. Dane mogą trafić tylko do podmiotów, które obsługują naszą stronę i pocztę, na podstawie umów powierzenia:
- Cyber_Folks S.A. (Poznań) – hosting strony i poczty e-mail; serwery w Polsce.
- Meta Platforms Ireland Ltd. – tylko gdy sam napiszesz do nas przez WhatsApp. Meta może przekazywać dane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework).
- Dostawca narzędzia do wysyłki newslettera – tylko gdy zapiszesz się na newsletter.
- Organy państwowe – tylko gdy wymaga tego prawo.
Poza przypadkiem WhatsApp nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Czcionki na stronie ładują się z naszego serwera, a strona nie używa Google Analytics ani pikseli reklamowych.
5. Twoje prawa
W każdej chwili możesz żądać:
- dostępu do swoich danych i ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody (np. na newsletter) – bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
Wyślij żądanie na info@ips-poland.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
6. Pliki cookies
Strona używa wyłącznie niezbędnych plików cookies wymienionych poniżej. Gdybyśmy w przyszłości dodali inne, zapiszemy je tylko po Twojej zgodzie w banerze. Swój wybór zmienisz w każdej chwili ikoną w lewym dolnym rogu strony lub w ustawieniach przeglądarki.
| Plik cookie | Dostawca | Cel | Rodzaj | Ważność |
|---|---|---|---|---|
| cookieyes-consent | CookieYes (na naszym serwerze) | zapamiętanie Twojego wyboru w banerze cookies | niezbędny | 1 rok |
| wordpress_*, wp-settings-* | WordPress | logowanie do panelu – tylko administratorzy | niezbędny | sesja / 1 rok |
Strona nie używa cookies reklamowych, Google Analytics ani Facebook Pixel.
7. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych na stronie. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem ips-poland.com/polityka-prywatnosci, z datą obowiązywania na górze.